Luồng phê duyệt quyết định đơn đi qua tay ai và theo thứ tự nào. Đây là phần khiến phân hệ đơn từ hoặc chạy trơn tru, hoặc trở thành nút cổ chai của cả công ty.
Luồng phê duyệt quyết định đơn đi qua tay ai và theo thứ tự nào. Đây là phần khiến phân hệ đơn từ hoặc chạy trơn tru, hoặc trở thành nút cổ chai của cả công ty.
Mở trình vẽ luồng
Vào Yêu cầu › Cài đặt › Theo loại yêu cầu.
Bấm biểu tượng sơ đồ ở cột Hành động của loại đơn cần khai.
Nếu loại đơn có nhiều biểu mẫu con, chọn tab tương ứng — mỗi biểu mẫu con có luồng riêng.
Bấm + Quy trình duyệt mới, hoặc Sửa trên một quy trình đã có.
Danh sách quy trình duyệt của loại đơn Nghỉ phép
Nút
Dùng để
+ Quy trình duyệt mới
Tạo một luồng mới cho loại đơn này
Sao chép từ loại khác
Nhân bản luồng đã khai ở loại đơn khác — tiết kiệm rất nhiều thời gian
Thêm nhân viên
Tìm nhanh xem một nhân viên cụ thể đang đi theo luồng nào
Xuất file
Xuất luồng ra file để rà soát hoặc lưu hồ sơ
Sắp xếp lại quy trình
Đổi thứ tự khi có nhiều luồng — luồng khớp đầu tiên sẽ được dùng
Cấu trúc một luồng
Trình vẽ luồng: khối Khởi tạo và hai bước Người duyệt
Khối Khởi tạo — ai được gửi yêu cầu này: chọn Chi nhánh và Phòng ban / Nhân viên. Đây là điều kiện để luồng được áp dụng.
Các khối Người duyệt — mỗi khối là một cấp duyệt, chạy tuần tự từ trên xuống.
Nút dấu cộng giữa các khối để chèn thêm một bước duyệt vào giữa.
Khai một bước duyệt
Bảng cấu hình một bước Người duyệt
Ô
Ý nghĩa
Người duyệt
Chọn người cụ thể. Chọn được nhiều người trong cùng một bước
+ Thêm tùy chọn
Thêm người duyệt theo vai trò thay vì theo tên: Chức danh hoặc Quản lý trực tiếp
Phương thức duyệt
Quy tắc khi bước có nhiều người duyệt — xem bảng dưới
Người được xem
Người nhận thông báo và xem được đơn nhưng không có quyền duyệt
Phương thức
Nghĩa là
Cần tất cả người duyệt đồng ý
Đơn chỉ qua bước khi mọi người trong bước đều duyệt. Dùng cho đơn tài chính lớn
Chỉ cần 1 người duyệt đồng ý hoặc từ chối
Ai xử lý trước thì quyết định. Dùng cho đơn thường ngày cần xử lý nhanh
Nhân viên chọn duyệt theo danh sách
Người gửi tự chọn một người trong danh sách để gửi tới
Ưu tiên khai người duyệt bằng Quản lý trực tiếp hoặc Chức danh thay vì bằng tên. Khai bằng tên thì mỗi lần có người nghỉ việc hay đổi vị trí, bạn phải sửa lại toàn bộ luồng — và thường chỉ phát hiện khi đơn đã kẹt vài ngày.
Bốn nguyên tắc thiết kế luồng
Ít cấp nhất có thể. Mỗi cấp duyệt là thêm một ngày chờ. Đơn nghỉ nửa ngày không cần ba cấp.
Mỗi bước có ít nhất hai người duyệt với phương thức chỉ cần 1 người đồng ý — để đơn không kẹt khi một người đi vắng.
Dùng Người được xem cho các bên chỉ cần biết, ví dụ HR hoặc kế toán, thay vì thêm họ thành một cấp duyệt.
Đặt tên luồng rõ ràng, kèm chi nhánh hoặc phòng ban, ví dụ Duyệt nghỉ phép - Orchard Central Outlet.
Xử lý sự cố
Hiện tượng
Nguyên nhân
Đơn gửi lên không tới ai
Loại đơn chưa có quy trình duyệt nào, hoặc khối Khởi tạo không bao gồm chi nhánh của người gửi
Đơn kẹt ở một bước nhiều ngày
Người duyệt của bước đó đi vắng; xem bài B8-06
Có nhiều luồng cùng khớp
Luồng đứng trước trong danh sách được dùng. Sắp xếp lại bằng nút Sắp xếp lại quy trình
