Khi mẫu bảng lương đã đúng, tạo kỳ lương mỗi tháng chỉ còn vài thao tác. Bài này đi qua các bước và những gì cần kiểm ngay sau khi bảng lương được sinh ra.
Trước khi tạo
- Mọi đơn từ của kỳ đã được duyệt hoặc từ chối (bài B8-14).
- Bảng công đã được chốt và khoá (bài B6-15).
- Nhân viên mới trong kỳ đã có cấu hình lương trong hồ sơ.
- Nhân viên nghỉ việc trong kỳ đã cập nhật ngày kết thúc.
Bốn việc trên chưa xong thì bảng lương sinh ra sẽ thiếu hoặc sai, và bạn phải chạy lại từ đầu. Kiểm mất năm phút, chạy lại mất nửa ngày.
Tạo kỳ
- Vào Tiền lương › Kỳ tính lương, bấm + Tạo kỳ tính lương.
- Chọn mẫu bảng lương áp dụng.
- Chọn tháng và phạm vi — chi nhánh, phòng ban, chức danh.
- Đặt tên kỳ rõ ràng, ví dụ Payroll Sep 2026 - Orchard Central.
- Xác nhận. Hệ thống sinh bảng lương và kéo dữ liệu chấm công vào.
Đọc danh sách kỳ lương
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên bảng lương | Tên kỳ. Bấm để mở |
| Phòng ban · Chức danh | Phạm vi kỳ áp dụng |
| Nhân viên | Số người trong kỳ — so ngay với số nhân sự thực tế |
| Tổng tiền | Tổng chi phí kỳ — so với kỳ trước để phát hiện bất thường |
| Trạng thái | Đang xử lý cho tới khi được duyệt và khoá |
| Ngày tạo | Ngày sinh bảng lương |
Hai cột Nhân viên và Tổng tiền là hai con số cần nhìn đầu tiên. Số người lệch so với thực tế nghĩa là phạm vi kỳ sai. Tổng tiền lệch nhiều so với kỳ trước mà không có lý do rõ ràng nghĩa là có gì đó hỏng.
Cảnh báo ngay sau khi tạo
Mở kỳ vừa tạo. Nếu có vấn đề, đầu bảng hiện dải cảnh báo dạng "N nhân viên cần được xử lý trước khi duyệt bảng lương này", và các dòng liên quan có nhãn Xem lại với chú thích Cấu hình lương cần được rà soát.
| Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|
| Nhân viên chưa có mức lương trong hồ sơ | Vào Nhân sự, mở hồ sơ, khai mức lương, rồi bấm Tải lại bảng lương |
| Nhân viên mới vào giữa kỳ | Kiểm tra ngày vào làm và số ngày công đã tính đúng tỉ lệ chưa |
| Nhân viên đã nghỉ việc | Kiểm tra ngày kết thúc; cân nhắc loại khỏi kỳ |
Nút Duyệt & khoá bị vô hiệu hoá chừng nào còn nhân viên cần xử lý. Đây là hành vi đúng — đừng tìm cách bỏ qua nó.
Nạp dữ liệu từ file
Với các cột phải nhập tay — số lượng sản phẩm, thưởng theo kết quả, khấu trừ đặc biệt — dùng Nhập/Xuất tệp › Nhập tệp. Quy trình an toàn: xuất bảng ra trước bằng Xuất kèm tùy chọn cột, điền vào file đó, rồi nạp lại.
Sửa và tính lại
- Sửa — mở chế độ chỉnh sửa để sửa giá trị trực tiếp trên bảng.
- Tải lại bảng lương — nạp lại dữ liệu nguồn sau khi đã sửa hồ sơ hay bảng công.
- Ẩn phiếu lương — tạm ẩn phiếu lương khỏi nhân viên trong khi còn đang sửa.
Bật Ẩn phiếu lương trong suốt quá trình làm bảng lương. Chỉ mở khi đã duyệt và khoá — nếu không, nhân viên sẽ thấy các con số nháp và bạn sẽ mất cả buổi để giải thích.
