Chốt bảng công là bước chuyển giao giữa chấm công và tính lương. Sau khi khoá, số liệu không sửa được nữa — đó chính là mục đích.
Điều kiện bật chức năng khoá
Nút khoá chỉ hiện khi công tắc Khoá bảng công được bật ở Chấm công › Cài đặt › Chung (bài B6-03). Nếu không thấy nút, kiểm tra công tắc đó trước.
Checklist trước khi chốt
| Kiểm tra | Đạt khi |
|---|---|
| Hàng đợi xác nhận | Số chưa xác nhận ở Dữ liệu chấm công về 0 |
| Đơn từ trong kỳ | Mọi đơn nghỉ phép, tăng ca, công tác đã được duyệt hoặc từ chối, không còn đơn treo |
| Ô Không chấm công | Đã rà và xử lý xong, mỗi ô còn lại đều có lý do rõ ràng |
| Dữ liệu ngoại tuyến | Đã chờ đủ thời gian cho dữ liệu chấm công ngoại tuyến đồng bộ về |
| Máy chấm công | Lần đồng bộ cuối đã chạy sau ngày cuối kỳ |
| Ba hồ sơ khó | Người tăng ca nhiều, người nghỉ giữa kỳ, người mới vào — kiểm tra từng dòng |
Đơn từ treo là nguyên nhân số một khiến bảng công sai ở cuối kỳ. Một đơn nghỉ phép chưa duyệt sẽ hiện thành Không chấm công và trừ công của nhân viên. Rà đơn treo trước khi chốt, không phải sau.
Các bước
- Mở Bảng công, chọn đúng tháng cần chốt.
- Chạy hết checklist ở trên.
- Bấm Chấp thuận ở góc trên bên phải. Nút có mũi tên bên cạnh cho các lựa chọn chốt theo phạm vi.
- Sau khi chốt, các ô chuyển sang trạng thái Ca bị khoá và không sửa được.
- Xuất một bản bảng công ra file để lưu trữ.
- Chuyển sang chạy kỳ tính lương — xem nhóm bài B9.
CẦN BỔ SUNG ẢNH — cửa sổ xác nhận khi bấm Chấp thuận và các lựa chọn trong menu mũi tên
Nếu phát hiện sai sau khi đã khoá
- Mở lại bảng công của kỳ đó — cần quyền quản trị.
- Sửa bản ghi và ghi rõ lý do.
- Chốt lại.
- Nếu kỳ lương đã chạy, phải chạy lại hoặc điều chỉnh ở kỳ sau — phối hợp với kế toán lương.
Mở lại bảng công đã khoá là việc nên hiếm khi xảy ra. Nếu tháng nào cũng phải mở lại, vấn đề nằm ở quy trình hằng ngày chứ không ở thao tác chốt: hàng đợi xác nhận không được xử lý đều, hoặc đơn từ không được duyệt kịp.
