Công thức là nơi doanh nghiệp đưa quy chế lương riêng của mình vào hệ thống. Cách viết giống Excel, khác một điểm quan trọng: dùng tên biến thay cho địa chỉ ô, nên công thức đọc được và không vỡ khi thêm cột.
Cách viết
Công thức bắt đầu bằng dấu `=` rồi ghép các từ khóa bằng phép toán. Ví dụ có sẵn trong mẫu:
| Cột | Công thức |
|---|---|
| Tổng phụ cấp | `= PHUCAP_TINH_THUE + PHUCAP_KHONG_THUE` |
Luôn dùng từ khóa, không dùng chữ cái cột. Chữ cái A, B, C chỉ để định vị khi rà soát; nếu bạn chèn thêm một cột thì chữ cái dịch đi, còn từ khóa thì không đổi.
Thư viện biến
Khung bên phải màn Cấu hình cột liệt kê toàn bộ biến dùng được, gom theo nhóm và có ô Tìm cột. Biến đã dùng trong mẫu hiện màu xám.
| Nhóm biến | Chứa gì |
|---|---|
| Thông tin cơ bản | Mã, tên, chức vụ, phòng ban, tài khoản ngân hàng |
| Mục thời gian | Các mốc và khoảng thời gian của kỳ |
| Làm thêm giờ & làm dư giờ trong ca | Giờ tăng ca theo từng loại |
| Ca làm việc | Số ca, loại ca |
| Chi nhánh | Thông tin nơi làm việc |
| Nghỉ phép, nghỉ lễ & công tác | Ngày nghỉ theo từng loại |
| Khoản tăng thêm | Phụ cấp và thưởng, tách theo tính BHXH và không tính BHXH |
| Khoản giảm trừ | Tạm ứng, tiền phạt, các khoản trừ khác |
| Thuế thu nhập cá nhân | Thu nhập tính thuế và số thuế phải nộp |
| Lương | Các mức lương gốc |
| Yêu cầu | Số liệu lấy từ đơn từ đã duyệt |
| Tài sản | Khấu trừ liên quan tài sản |
| Hằng số KPI | Hệ số dùng cho lương theo hiệu suất |
Ba nguyên tắc viết công thức bền
- Tách thành nhiều cột trung gian thay vì một công thức dài. Một cột Tổng phụ cấp, một cột Tổng khấu trừ, rồi cột Thực nhận — dễ soát hơn nhiều so với một biểu thức mười dòng.
- Đặt tên cột theo nghiệp vụ, không theo kỹ thuật. Người kiểm tra bảng lương là kế toán, không phải lập trình viên.
- Không nhúng con số cứng vào công thức. Tỉ lệ, hệ số, ngưỡng nên khai thành khoản ở Bậc lương hoặc thành một cột riêng, để khi thay đổi chỉ sửa một chỗ.
Nguyên tắc thứ ba quan trọng nhất với các con số pháp lý. Viết thẳng một tỉ lệ vào giữa công thức nghĩa là khi quy định thay đổi, bạn phải đi tìm nó trong từng mẫu bảng lương của từng chi nhánh — và sẽ bỏ sót.
Kiểm tra trước khi dùng thật
- Bấm Xem ở góc phải để soát mẫu.
- Tạo một kỳ thử với một phòng ban nhỏ.
- Chọn ba đến năm nhân viên có tình huống khác nhau: đủ công, nghỉ phép, có tăng ca, có tạm ứng.
- Tính tay từng người và so với kết quả hệ thống.
- Lệch ở đâu thì lần ngược theo bài B9-18.
Lỗi công thức hiện trên bảng lương
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp |
|---|---|
| Ô hiện `#NAME?` | Công thức tham chiếu tới một từ khóa không tồn tại — thường do gõ sai tên biến hoặc khoản đã bị xoá |
| Ô trống trong khi các dòng khác có số | Nhân viên đó thiếu dữ liệu nguồn, ví dụ chưa khai mức lương |
| Kết quả bằng 0 | Một biến trong công thức đang bằng 0, hoặc nhân viên chưa có cấu hình lương |
Ô lỗi `#NAME?` hiện thẳng trên phiếu lương của nhân viên nếu không được xử lý trước khi phát hành. Luôn soát hết ô lỗi trước khi bấm Duyệt & khoá.
