Quy tắc phân ca là thứ khiến lịch tự chạy mà không cần ai bấm gì mỗi tuần. Bạn khai một lần ai làm ca nào vào thứ mấy, hệ thống tự sinh lịch cho mọi tuần sau đó.
Hai cách áp ca cho nhân viên
| Cách | Khai ở đâu | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| Phạm vi trong mẫu ca | Ngay trong biểu mẫu tạo ca, nhóm Phạm vi & lịch áp dụng | Ca gắn cứng với một nhóm người, gần như không đổi |
| Quy tắc phân ca | Cài đặt › Xếp lịch › Quy tắc phân ca | Cần khai từng thứ trong tuần một ca khác nhau, hoặc cần sửa lịch mà không đụng vào mẫu ca |
Khai phạm vi ngay trong mẫu ca
| Ô | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chi nhánh | Ca chỉ áp dụng cho các chi nhánh được chọn. Chọn nhiều được. |
| Phòng ban & nhân viên | Để trống là toàn bộ phòng ban. Chọn cụ thể để thu hẹp. |
| Chức danh | Lọc thêm theo chức danh, ví dụ chỉ Bếp chính mới vào ca đêm. |
| Lặp theo tuần | Tích các thứ trong tuần ca này chạy. Mặc định Th 2 đến Th 7, bỏ Chủ nhật. |
| Ngày ký hợp đồng lao động | Ngày ca bắt đầu có hiệu lực. |
| Ngày kết thúc làm việc | Ngày ca hết hiệu lực. Để trống là chạy vô thời hạn. |
| Múi giờ | Đặt theo múi giờ nơi chi nhánh hoạt động. Quan trọng với doanh nghiệp nhiều quốc gia. |
Nhãn Ngày ký hợp đồng lao động (Ngày làm việc chính thức) dễ gây hiểu nhầm — đây là ngày ca bắt đầu áp dụng, không phải ngày ký hợp đồng của nhân viên. Điền ngày bạn muốn lịch bắt đầu chạy.
Tạo quy tắc phân ca
- Vào Cài đặt › Xếp lịch › Quy tắc phân ca, bấm + Tạo quy tắc.
- Đặt Tiêu đề — nên trùng tên ca để dễ tra.
- Chọn Loại phân ca: hiện chỉ có Lặp theo tuần.
- Chọn Chi nhánh (bắt buộc) và Phòng ban (để trống là tất cả).
- Ở phần Ca theo tuần, chọn ca cho từng thứ. Ngày nghỉ để Không có ca.
- Bấm Tạo quy tắc.
Phần Ca theo tuần chỉ hiện sau khi bạn đã chọn chi nhánh — đó là lý do dòng chữ "Chọn chi nhánh trước để chọn ca" xuất hiện khi mới mở biểu mẫu.
Sửa và xoá quy tắc
- Biểu tượng bút chì ở cuối dòng để sửa; biểu tượng thùng rác để xoá.
- Xoá quy tắc không xoá các ca đã sinh ra ở những tuần trước — bảng công cũ giữ nguyên.
- Sửa quy tắc chỉ ảnh hưởng tới các tuần chưa sinh ca. Tuần hiện tại nếu đã có ca thì sửa tay ở màn Xếp lịch.
Khi mở lại một quy tắc để sửa, hai ô Loại phân ca và Tạo bảng công hiện trống thay vì hiện giá trị đã lưu. Trước khi bấm Cập nhật quy tắc, hãy chọn lại hai ô này để tránh ghi đè bằng giá trị rỗng. Chúng tôi đã báo lỗi này cho đội kỹ thuật.
Xử lý sự cố
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp |
|---|---|
| Lịch tuần trống trơn | Chưa có quy tắc phân ca nào, hoặc quy tắc chọn sai chi nhánh |
| Có ca nhưng sai người | Ô Phòng ban hoặc Chức danh trong quy tắc lọc quá hẹp hoặc quá rộng |
| Chủ nhật vẫn có ca | Ô Chủ nhật trong quy tắc chưa đặt về Không có ca |
| Ca chỉ hiện ở một chi nhánh | Quy tắc mới chọn một chi nhánh; mở ra thêm chi nhánh còn lại |
