Các câu hỏi hay gặp nhất khi triển khai xếp ca, gom theo nhóm.
Thiết lập ban đầu
- Doanh nghiệp giờ hành chính có cần xếp ca không? Có, nhưng chỉ một lần. Tạo một mẫu ca Hành chính và một quy tắc phân ca cho Th 2 đến Th 6, sau đó không phải đụng tới nữa.
- Nên tạo bao nhiêu mẫu ca? Đúng bằng số khung giờ thật sự khác nhau. Không tạo mẫu ca riêng cho từng chi nhánh nếu giờ giấc giống nhau — dùng chung mẫu ca, phân biệt bằng phạm vi áp dụng.
- Số công điền bao nhiêu? Số ngày công quy đổi, không phải số giờ. Ca đủ ngày là `1`, ca nửa ngày là `0.5`.
- Ca qua đêm khai thế nào? Khai bình thường: giờ bắt đầu 22:00, giờ kết thúc 06:00. Hệ thống tự hiểu là ca qua ngày.
Vận hành hằng tuần
- Lịch tuần trống, không có ca nào? Chưa có quy tắc phân ca, hoặc quy tắc chọn sai chi nhánh. Xem bài B7-03.
- Sửa quy tắc phân ca có ảnh hưởng tuần đã qua không? Không. Bảng công cũ giữ nguyên; sửa chỉ áp cho các tuần chưa sinh ca.
- Làm sao xếp lịch mà nhân viên chưa thấy? Bật Phát hành ca ở Cài đặt › Xếp lịch › Chung. Lịch chỉ hiện sau khi bạn bấm phát hành.
- Sao chép ca không thấy ca nào để chọn? Chức năng đó chỉ sao ca linh động — ca xếp tay cho riêng tuần đó. Ca sinh từ quy tắc phân ca không cần sao.
- Chốt tuần rồi còn sửa được không? Tắt công tắc Đã chốt tuần ở màn Chốt ca tuần rồi sửa. Nhưng nếu bảng công đã khoá thì phải mở khoá bảng công trước (bài B6-15).
Đăng ký và đổi ca
- Nhân viên không thấy nút đăng ký ca? Kiểm tra hai chỗ: công tắc Đăng ký ca ở Cài đặt › Xếp lịch › Chung, và tuỳ chọn Nhân viên được đăng ký ca làm trong hộp thoại Cấu hình ca.
- Nhân viên đăng ký hai ca trùng giờ? Đặt Số ca tối đa mỗi tuần để chặn, và soát bằng bộ lọc Theo trùng ca trước khi phát hành.
- Đổi ca bằng miệng có được không? Không. Hệ thống vẫn ghi người cũ là người trực ca và sẽ tính vắng nếu người đó không chấm công. Phải nộp đơn.
- Duyệt đơn đổi ca xong lịch có tự đổi không? Có. Ca chuyển sang người nhận thay ngay khi đơn được duyệt.
Xếp ca tự động và AI
- Tự động xếp ca có xử lý ngày lễ và nghỉ phép không? Không. Nó sao nguyên lịch tuần trước. Người nghỉ phép, người nghỉ việc và ngày lễ đều phải sửa tay.
- Nên chọn phương pháp xếp lịch tự động nào? Quy tắc + AI là phương pháp được đề xuất, vì bạn viết ràng buộc bằng tiếng Việt và kiểm được AI hiểu đúng hay không.
- Màn Dự báo báo lỗi khi bấm Tạo đề xuất? Chi nhánh đó chưa khai định biên nhân sự. Khai ở phân hệ Định biên trước.
- Có nên tin lịch AI xếp không? Chạy song song với cách xếp cũ vài tuần, so kết quả, rồi mới chuyển hẳn. Luôn soát trùng ca trước khi phát hành.
Liên quan tới bảng công và lương
- Xếp ca sai thì bảng công sai theo? Đúng. Mọi phép tính đi trễ, về sớm, đủ công đều so với ca đã xếp. Sửa lịch trước khi chốt bảng công.
- Nhân viên đi làm mà không có ca thì tính thế nào? Hệ thống không có mốc để so, giờ làm có thể không được tính. Xếp ca trước, hoặc nhập công thủ công theo bài B6-14.
- Ca đêm và ngày lễ có hệ số riêng không? Có, khai ở Cài đặt › Tăng ca & Nghỉ phép › Tăng ca (bài B6-09).
Không tìm thấy câu trả lời? Gửi yêu cầu hỗ trợ kèm tên chi nhánh, tuần đang xem và ảnh chụp màn hình — ba thông tin này rút ngắn thời gian xử lý rất nhiều.
