Quy trình tuyển dụng là bộ bước mà ứng viên đi qua. Mỗi bước trở thành một cột trên bảng làm việc, nên dựng quy trình là dựng luôn cách đội tuyển dụng nhìn công việc hằng ngày.
Danh sách quy trình
Vào Cài đặt › Quy trình tuyển dụng. Mỗi dòng là một quy trình, kèm số bước và ngày tạo. Bấm Tạo quy trình để thêm mới; bấm dấu ba chấm cuối dòng để Sửa hoặc Xoá.
Quy trình dùng chung toàn công ty. Hệ thống ghi rõ: sửa ở đây đổi luôn tên và màu bước trên mọi vị trí đang dùng nó. Nếu chỉ một vị trí cần khác, hãy tạo quy trình riêng cho vị trí đó thay vì sửa quy trình chung.
Thêm và sắp xếp bước
- Trong hộp thoại quy trình, bấm + Thêm bước.
- Đặt Tên bước.
- Chọn Màu bước — màu này là màu cột trên bảng.
- Bật các vai trò đặc biệt nếu cần (bảng bên dưới).
- Bấm Lưu.
- Kéo biểu tượng sáu chấm ở đầu dòng để đổi thứ tự bước.
Hệ thống nhắc: mỗi bước là một cột trên bảng, thứ tự bước là thứ tự cột. Sắp xếp bước từ trái sang phải theo đúng dòng chảy thực tế của ứng viên.
Năm vai trò đặc biệt của một bước
| Vai trò | Hệ thống làm gì |
|---|---|
| Gửi email | Ứng viên nhận email ngay khi hồ sơ vào bước này |
| Gửi Zalo | Gửi tin nhắn Zalo ZNS song song với email |
| Phỏng vấn AI | Hồ sơ vào đây sẽ được gửi link phỏng vấn AI |
| AI Scan | Hồ sơ AI quét đạt ngưỡng sẽ rơi thẳng vào cột này |
| Phỏng vấn hội đồng | Cột để tự động đẩy ứng viên đạt ngưỡng sang vòng phỏng vấn người |
Bốn vai trò đầu chỉ chạy được khi phần tương ứng đã cấu hình: Gửi email cần mẫu email (B15-08), Gửi Zalo hiện chưa gửi được vì tích hợp Zalo chưa xong, Phỏng vấn AI cần bộ câu hỏi và cấu hình AI Interview (B15-06, B15-07).
Bộ bước nên dùng
| Loại tuyển dụng | Bộ bước gợi ý |
|---|---|
| Vận hành, bán lẻ, F&B — tuyển nhanh số lượng | Sàng lọc CV → Gọi điện sàng lọc → Phỏng vấn tại cửa hàng → Mời nhận việc |
| Văn phòng, chuyên môn | Sàng lọc CV → Phỏng vấn HR → Bài đánh giá → Phỏng vấn chuyên môn → Mời nhận việc |
| Cấp quản lý | Sàng lọc CV → Phỏng vấn HR → Phỏng vấn hội đồng → Tham chiếu → Mời nhận việc |
Giữ quy trình ở bốn đến sáu bước. Ít hơn thì bảng không phản ánh được tiến độ; nhiều hơn thì ứng viên nằm chờ ở các cột trung gian và không ai biết hồ sơ đang thật sự ở đâu.
Ba cột luôn có sẵn
Ngoài các bước bạn tự dựng, bảng ứng viên của mỗi vị trí luôn có thêm hai cột cố định:
| Cột | Nghĩa |
|---|---|
| Chưa phân bước | Hồ sơ ứng tuyển mới tự động rơi vào đây |
| Đã từ chối | Hồ sơ bị loại, kèm lý do chọn từ danh sách Lý do từ chối |
Ba mục đi kèm quy trình
| Mục | Dùng để |
|---|---|
| Lý do từ chối | Danh sách lý do chọn khi loại ứng viên. Khai đủ và không trùng thì báo cáo mới đọc được |
| Mẫu checklist | Bộ thủ tục onboarding áp cho từng nhóm vị trí — dùng ở bước chuẩn bị nhận việc |
| Blacklist | Danh sách ứng viên không tiếp nhận |
Viết lý do từ chối theo nguyên nhân khách quan, không viết nhận xét cá nhân: "Không đủ kinh nghiệm bán lẻ" thì dùng được cho báo cáo; "Không hợp" thì không. Lý do từ chối là dữ liệu sẽ được thống kê, và trong nhiều trường hợp là thứ doanh nghiệp phải giải trình.
