Cơ cấu tổ chức trong Tanca có bốn tầng: Vùng chứa Chi nhánh, Chi nhánh chứa Phòng ban, và Chức danh dùng chung cho cả công ty. Khai báo xong bốn tầng này thì mới nhập được danh sách nhân viên ở bước 4.
Hiểu bốn tầng trước khi khai báo
| Tầng | Là gì | Khi nào cần | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Vùng | Cấp cao nhất, gom nhiều chi nhánh | Khi có nhiều tỉnh thành hoặc nhiều quốc gia. Công ty một địa điểm vẫn nên tạo một vùng mặc định. | Miền Nam, Singapore |
| Chi nhánh | Một địa điểm làm việc thật, có địa chỉ và số điện thoại | Luôn cần. Là mốc định vị cho chấm công GPS và WiFi. | Orchard Central Outlet |
| Phòng ban | Đơn vị chuyên môn, gắn với một hoặc nhiều chi nhánh | Luôn cần. Dùng để phân quyền, lọc báo cáo và định tuyến duyệt đơn. | Kitchen, Human Resources |
| Chức danh | Tên vị trí công việc, dùng chung toàn công ty | Luôn cần. Xem bài A2-04. | Executive Chef |
Mở màn hình cơ cấu tổ chức
- Bấm biểu tượng bánh răng góc trên bên phải để mở Cài đặt.
- Ở cột trái, nhóm Tổ chức, chọn Doanh nghiệp.
- Màn hình có bốn thẻ: Vùng · Chi nhánh · Phòng ban · Chức danh. Làm lần lượt từ trái sang phải.
Khai báo Vùng
- Ở thẻ Vùng, bấm + Thêm vùng.
- Điền Tên, Mã và Mô tả. Mã nên viết hoa không dấu, không khoảng trắng, ví dụ `MIEN_NAM`.
- Lưu lại. Vùng vừa tạo xuất hiện trong bảng, có biểu tượng bút chì để sửa và thùng rác để xoá.
Doanh nghiệp chỉ có một địa điểm vẫn nên tạo một vùng, ví dụ tên là Trụ sở chính. Bỏ trống tầng này sẽ khiến việc mở thêm chi nhánh về sau phải sắp xếp lại toàn bộ.
Khai báo Chi nhánh
- Chuyển sang thẻ Chi nhánh, bấm + Thêm chi nhánh.
- Điền Tên, Mã, chọn Vùng mà chi nhánh thuộc về, rồi điền Địa chỉ và Số điện thoại.
- Địa chỉ phải là địa chỉ thật và đầy đủ — đây là toạ độ mà chấm công GPS dùng để xác định nhân viên có đứng đúng chỗ hay không.
Khai báo Phòng ban
- Chuyển sang thẻ Phòng ban, bấm + Thêm phòng ban.
- Điền Tên, Mã, chọn các Chi nhánh mà phòng ban này có mặt, rồi điền Mô tả.
- Một phòng ban có thể thuộc nhiều chi nhánh cùng lúc — ví dụ phòng Nhân sự phục vụ cả hai cửa hàng.
- Đánh dấu phòng ban cấp cao nhất là Đứng đầu. Phòng ban này hiển thị ở đỉnh sơ đồ tổ chức.
Lưu ý
- Đặt mã theo một quy ước duy nhất và giữ nguyên. Mã xuất hiện trong file import nhân viên ở bước 4 và trong dữ liệu xuất ra. Đổi mã sau khi đã có dữ liệu sẽ làm hỏng các file cũ.
- Khai theo cơ cấu thật, không theo mong muốn. Nếu phòng ban đang gộp trên thực tế thì khai gộp, chia nhỏ sau vẫn được.
- Không xoá phòng ban đang có người. Chuyển hết nhân viên sang phòng ban khác trước rồi mới xoá.
- Mục Sơ đồ tổ chức trong phân hệ Nhân sự đang gắn nhãn Sắp ra mắt — hiện chưa xem được sơ đồ dạng cây.
Bước tiếp theo
A2-04 Bước 3: Khai báo chức danh.
