Ngày đầu tiên chỉ có hai việc: có tài khoản quản trị, và khai báo đúng hồ sơ doanh nghiệp. Hai định dạng ngày và giờ khai ở bước này ảnh hưởng tới cách hiển thị của toàn bộ bảng công và bảng lương về sau, nên đừng bỏ qua.
Phần 1 — Có tài khoản quản trị
- Đăng ký tài khoản trên trang chủ Tanca, hoặc nhận tài khoản quản trị do đội triển khai bàn giao.
- Đăng nhập bằng email hoặc số điện thoại đã đăng ký.
- Kiểm tra vai trò của mình: vào Cài đặt › Tài khoản của tôi, mục Vai trò phải là Manager. Nếu không phải, bạn chưa đủ quyền để thực hiện các bước sau.
CẦN BỔ SUNG ẢNH: màn hình đăng ký tài khoản và màn hình đăng nhập lần đầu. Phần này chưa chụp được vì môi trường thử nghiệm đã đăng nhập sẵn.
Phần 2 — Khai báo thông tin công ty
- Bấm biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải để mở Cài đặt.
- Ở cột trái, nhóm Tổ chức, chọn Thông tin công ty.
- Điền các trường trong biểu mẫu. Chỉ Tên doanh nghiệp là bắt buộc, nhưng nên điền đầy đủ ngay từ đầu vì các trường này xuất hiện trên hợp đồng và một số báo cáo.
| Trường | Điền gì | Dùng ở đâu về sau |
|---|---|---|
| Tên doanh nghiệp * | Tên đầy đủ theo giấy đăng ký kinh doanh | Hợp đồng lao động, báo cáo, phiếu lương |
| Email liên hệ chính của công ty | Thư hệ thống gửi đi | |
| Địa chỉ | Địa chỉ trụ sở chính | Hợp đồng lao động |
| Ngày thành lập | Theo giấy đăng ký kinh doanh | Hồ sơ doanh nghiệp |
| Quy mô | Số lượng nhân sự dự kiến | Hồ sơ doanh nghiệp |
| Vốn điều lệ | Theo giấy đăng ký kinh doanh | Hồ sơ doanh nghiệp |
| Mã số thuế | Mã số thuế doanh nghiệp | Báo cáo thuế TNCN, hợp đồng |
| Tên Ngân hàng · Số tài khoản | Tài khoản công ty dùng chi lương | File chuyển khoản khi chi lương |
| Định dạng giờ | 24 giờ (13:00) hoặc 12 giờ | Toàn bộ bảng công, ca làm, chấm công |
| Định dạng ngày | DD/MM/YYYY cho Việt Nam | Toàn bộ hệ thống và các file xuất ra |
| Ghi chú | Thông tin nội bộ tuỳ ý | Không hiển thị cho nhân viên |
- Bấm Lưu thay đổi.
Chọn Định dạng ngày DD/MM/YYYY và Định dạng giờ 24 giờ ngay từ đầu nếu doanh nghiệp ở Việt Nam. Đổi hai giá trị này sau khi đã có dữ liệu chấm công sẽ khiến người dùng đọc nhầm số liệu trong giai đoạn chuyển đổi.
Nên làm luôn trong ngày 1
- Logo & Màu chủ đề — tải logo công ty lên để nhân viên nhận ra hệ thống là của mình, tăng tỷ lệ chịu dùng.
- Trung tâm bảo mật — xem điểm bảo mật và danh sách thiết bị đang đăng nhập. Hệ thống hiện chưa có xác thực hai lớp, nên hãy đặt mật khẩu mạnh và không dùng chung tài khoản quản trị (xem B1-03).
- Thanh toán & Gói — kiểm tra gói đang dùng để biết những phân hệ nào khả dụng, xem A1-03.
Bước tiếp theo
A2-03 Bước 2: Dựng cơ cấu tổ chức — Vùng, Chi nhánh, Phòng ban.
