Khoảng 22% trong tổng số các công ty được khảo sát tại Mỹ đang áp dụng Six Sigma. 38,2% trong số các công ty đang áp dụng Six Sigma là các công ty chuyên về các ngành dịch vụ, 49.3% là các công ty chuyên về sản xuất và 12.5% là các công ty thuộc các lĩnh vực khác.

Vậy phương pháp Six Sigma là gì? Tại sao Six Sigma được đánh giá là cao hơn đáng kể so với các hệ thống quản trị chất lượng và công cụ cải tiến quy trình khác?,... Hãy cùng Tanca tìm hiểu nhé!

Six Sigma là gì?

Six Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê với mục đích giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khuyết tật đến mức hoàn hảo nhất bằng cách xác định và loại trừ các nguyên nhân gốc trong các quy trình.

Trong việc định nghĩa khuyết tật, 6 Sigma tập trung vào việc thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng và vì thế có tính định hướng khách hàng rất cao.

Đây là một hệ phương pháp giúp giảm thiểu sản phẩm khuyết tật dựa trên việc cải tiến quy trình. Nghĩa là thay vì chú trọng kiểm tra lỗi trên sản phẩm đầu ra, doanh nghiệp nên tập trung cải thiện quy trình sản xuất và tìm ra các nguyên nhân gây sai sót, điều chỉnh thích hợp để các khuyết tật không xảy ra. Mục tiêu của Six Sigma là chỉ có 3,4 lỗi (hay sai sót) trên mỗi một triệu khả năng gây lỗi. Nói cách khác, hoàn hảo đến mức 99,99966%.

Xem thêm: Mô hình Canvas là gì? Lợi ích và cách ứng dụng trong kinh doanh

Lợi ích khi triển khai phương pháp 6 Sigma

1. Tạo dựng lòng trung thành của khách hàng

Mọi doanh nghiệp đều muốn giữ chân các khách hàng của mình. Đây quả thực là một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của một công ty.

Six Sigma tập trung vào sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách. Sản phẩm của bạn không những không mắc lỗi mà còn đáp ứng được kỳ vọng của người sử dụng. Nhờ đó mà công ty có thể tạo dựng lòng trung thành của khách hàng tốt hơn.

2. Quản lý thời gian hiệu quả

Một người đang áp dụng phương pháp Six Sigma sẽ tự hỏi rằng: Những lần gián đoạn có thường xuyên khiến bị sao lãng khỏi công việc chính không, hay có bao nhiêu lần gián đoạn này cần chú ý đến?

Tương tự như vậy, về hiệu suất, họ có thể xem xét những ứng dụng của họ giúp ích như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu. Những người áp dụng Six Sigma có thể lập một kế hoạch hoạt động, mà kết quả có thể khiến đến 30% nhân viên làm việc hiệu quả hơn, hạnh phúc hơn và cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

3. Giảm chi phí, tăng lợi nhuận

Nhờ vào tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể và không tái diễn sai lầm, doanh nghiệp của bạn có thể loại bỏ những sự lãng phí không cần thiết vào nhân công hoặc công đoạn sản xuất kém hiệu quả. Cộng thêm những thứ bạn tạo ra chỉ bao gồm sản phẩm bán được, chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm sẽ giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên.

Xem thêm: 8 lãng phí trong quản trị doanh nghiệp cần loại bỏ

4. Thúc đẩy nhân lực

Trong hệ phương pháp Six Sigma, yếu tố con người quan trọng không thua kém gì kỹ thuật, thậm chí còn được đề cao hơn. Hơn nữa, Six Sigma giải quyết được các mâu thuẫn phát sinh trong quy trình kinh doanh nhờ vào phương pháp đo lường minh bạch và thái độ chủ động trong công việc, giúp nhà quản lý dễ dàng định hướng nhân viên.

5. Lập kế hoạch chiến lược

6 Sigma là một phần không thể thiếu trong việc xây dựng một tầm nhìn chiến lược. Một khi doanh nghiệp của bạn đưa ra một tuyên bố chiến lược và thực hiện việc phân tích SWOT, thì Six Sigma có thể giúp doanh nghiệp tập trung vào những lĩnh vực phát triển.

6. Quản lý chuỗi cung ứng

Một cách có thể làm giảm nguy cơ gây ra lỗi là áp dụng Six Sigma để giảm số lượng nhà cung cấp mà doanh nghiệp bạn đang hợp tác.

Cũng rất quan trọng khi biết nhà cung cấp cho bạn có dự định thực hiện các thay đổi gì. Chẳng hạn như một thay đổi trong máy móc có ảnh hưởng giống như những gợn sóng mà một hòn sỏi ném vào hồ. Doanh nghiệp thành công nhất là khi đem những cải tiến Six Sigma càng tiến xa vào chuỗi cung ứng thì càng tốt

Cách triển khai phương pháp Six Sigma

Quy trình truyền thống và cơ bản nhất để áp dụng hệ phương pháp 6 Sigma vào hầu hết các loại hình doanh nghiệp là DMAIC.

Bước 1: Xác định - Define (D)

Trong giai đoạn đầu tiên cần làm rõ vấn đề cần giải quyết, các yêu cầu và mục tiêu của dự án.

Bước 2: Đo lường - Measure (M)

Trong giai đoạn Đo lường bạn nên hiểu được thực trạng năng lực của tổ chức, đo lường năng suất lao động, thời gian (Lead time, Cycle time, Takt time, Waste time), thiết lập chi tiết quy trình sản xuất, tìm ra những điểm nút cổ chai (bottleneck) xảy ra trong quá trình sản xuất,...

Bước 3: Phân tích – Analyze (A)

Tiếp theo là phân tích các thông số thu thập được trong bước Đo Lường để giả thuyết về nguyên nhân của dao động và tiến hành kiểm chứng. Xác định những điểm tạo ra giá trị gia tăng (Value added) và những điểm không tạo ra giá trị gia tăng (Non – Value added), xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề, những điểm nút cổ chai trong quá trình sản xuất.

Một số phương pháp và công cụ thống kê được sử dụng trong bước này như là: 5 Five Why’s, FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), Các phương pháp kiểm chứng giả thuyết, Đồ thị tác nhân chính (Main Effect Plot)…

Bước 4: Cải tiến - Improve (I)

Giai đoạn Cải tiến tập trung phát triển các giải pháp nhằm loại trừ căn nguyên của dao động, kiểm chứng và chuẩn hoá các giải pháp.

Các công cụ thường được áp dụng bao gồm: Poka yoke, Phương pháp 5S, Kanban, Hệ thống vừa đúng lúc JIT (Just In Time), Duy trì hiệu suất thiết bị tổng thể (Total Productive Maintenance), Thời gian chuyển đổi/Chuẩn bị (Changeover/setup time), Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping), Cellular Layout…

Bước 5: Kiểm soát - Control (C)

Và cuối cùng là thiết lập các thông số đo lường chuẩn để duy trì kết quả và khắc phục các vấn đề khi cần, bao gồm cả các vấn đề của hệ thống đo lường.

Bước này bao gồm: Hoàn thiện hệ thống đo lường, Kiểm chứng năng lực dài hạn của quy trình, Triển khai việc kiểm soát quy trình

Các công cụ có thích hợp nhất trong bước này bao gồm: Kế hoạch kiểm soát (Control Plans), Lưu đồ quy trình với các mốc kiểm soát, Các biểu đồ kiểm soát qui trình bằng thống kê (SPC), Các phiếu kiểm tra (Check Sheets)

Những câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống phần mềm đóng vai trò gì trong Six Sigma?

Bên cạnh vai trò quan trọng của các chuyên gia còn có một số yếu tố khác đóng vai trò quan trọng không kém trong việc triển khai Six Sigma là hệ thống phần mềm.

Việc thu thập, xử lý số liệu và để tính toán những số liệu ấy nhanh chóng thì hệ thống các phần mềm là lựa chọn tối ưu nhất.

Các chuyên gia có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và kịp thời nhờ vào hệ thống phần mềm này. Điều này rất cần thiết trong tình hình cạnh tranh khốc liệt như ngày này và tất nhiên những người đi trước thường là những người chiến thắng.

2. Những trở ngại khi triển khai Six Sigma?

Các nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của các dự án Six Sigma trong quá khứ thường là do không thể xác định những nơi tắc nghẽn trong quá trình thực hiện.

Từ những bài học đó trong quá khứ, các công ty ngày nay đang chú trọng vào việc xác định tắc nghẽn thực hiện trước khi triển khai Six Sigma. Bằng cách xác định tắc nghẽn trước, đội Six Sigma và doanh nghiệp có thể đảm bảo khai thác đầy đủ các lợi ích thông qua quy trình Six Sigma.

3. Trường hợp thành công cụ thể?

Năm 2000, Công ty Ford Việt Nam đã bắt đầu triển khai Six Sigma trong 200 dự án để cải tiến quy trình trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Kết quả vào năng 2007, Ford đã tiết kiệm được 1.2 triệu USD và chỉ số hài lòng của khách hàng đạt mức trên 90%/ năm.

Một trong các dự án Six Sigma thành công nhất của Ford Việt Nam là giảm lượng container chở linh kiện nhập khẩu vào năm 2005. Xác định được nguyên nhân gây hao phí là do các thùng chứa linh kiện xe hơi trong các container còn rất nhiều khoảng trống, Ford đã sắp xếp và tận dụng tối đa không gian còn trống theo phương pháp cải tiến Six Sigma.

>>> Xem thêm:

Sơ đồ Gantt là gì? 4 bước tạo sơ đồ Gantt để quản lý dự án

Kanban là gì? Cách ứng dụng Kanban trong quản lý công việc

Workflow là gì? 7 bước để xây dựng workflow hiệu quả