Quy trình xin nghỉ phép chuẩn, bạn nên lưu ý

Việc nhân viên nghỉ phép là điều phổ biến tại các doanh nghiệp. Chẳng hạn như nghỉ phép năm theo quy định luật lao động, nghỉ không lương vì lý do cá nhân (đi du lịch, việc gia đình…), nghỉ bệnh, nghỉ thai sản… Theo đó các công ty thường áp dụng quy trình xin nghỉ phép để đảm bảo tính chuyên nghiệp, công bằng trong quá trình quản lý nhân sự. Cùng Tanca tìm hiểu quy trình tiêu chuẩn qua bài viết sau.

Một số quy định nghỉ phép trong công ty

Người lao động có thể xin nghỉ phép trong nhiều trường hợp khác nhau, tùy thuộc vào chính sách của công ty và quy định của Luật Lao Động. Dưới đây là một số trường hợp nghỉ phép phổ biến tại các doanh nghiệp:

• Nghỉ phép năm: Theo quy định của pháp luật, nhân viên được nghỉ phép năm ít nhất 12 ngày trong một năm làm việc.
• Nghỉ phép bù: Nếu nhân viên làm việc ngoài giờ hoặc làm việc vào ngày nghỉ, họ có thể xin nghỉ phép bù vào những ngày khác.
• Nghỉ thai sản: Nếu người lao động nữ mang thai hoặc vừa sinh con, họ có thể xin nghỉ thai sản theo quy định của pháp luật.
• Nghỉ kết hôn: Khi kết hôn, người lao động có thể xin nghỉ phép kết hôn theo chính sách của công ty.
• Nghỉ tang: Khi có người thân trong gia đình qua đời, nhân viên có thể xin nghỉ phép tang theo quy định của pháp luật và công ty.
• Nghỉ phép không hưởng lương: Trong trường hợp nhân viên muốn nghỉ phép dài hạn vì lý do cá nhân nhưng không đủ số ngày phép năm, họ có thể xin nghỉ phép không hưởng lương.
• Nghỉ phép học tập, đào tạo: Nhân viên có thể xin nghỉ phép để tham gia các khóa học, đào tạo liên quan đến công việc hoặc phát triển bản thân.
• Nghỉ phép bệnh: Khi nhân viên bị ốm hoặc gặp tai nạn, họ có thể xin nghỉ phép bệnh theo quy định của pháp luật và công ty.

Trong mỗi trường hợp, nhân viên cần nộp đơn xin nghỉ phép và thông báo cho người quản lý trực tiếp để được xem xét và phê duyệt.

Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty chuẩn

Quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn

Theo quy trình quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp hiện nay, khi xin nghỉ phép nhân viên cần làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị mẫu đơn Xin Nghỉ Phép

Đây là bước đầu tiên trong quy trình xin nghỉ phép, cụ thể bao gồm:

• Nhân viên viết đơn xin nghỉ theo mẫu của Phòng Nhân sự. Đối với những công ty không có sẵn mẫu có thể tải trên mạng.
• Thời gian nghỉ phép thay đổi tùy theo từng công ty. Thông thường công ty sẽ quy định điều này cụ thể trong hợp đồng lao động.

Ví dụ:

• Nghỉ nửa ngày - 1 ngày: xin phép trước 24h ngày hôm trước
• Nghỉ từ 1,5 đến 3 ngày: xin phép trước 2 ngày
• Nghỉ 3,5 ngày đến 5 ngày: được sự đồng ý trước 1 tuần
• Số ngày nghỉ phép hơn 5 ngày: xin phép trước 2 tuần

Bước 2: Trình lên ​​cấp trên phê duyệt

Khi bạn hoàn thành đơn xin nghỉ phép với đầy đủ thông tin, công việc tiếp theo là báo cáo cấp trên phê duyệt.

Chu trình xét duyệt và quy định về chế độ nghỉ phép của mỗi công ty sẽ khác nhau nhưng nhìn chung đều được xét duyệt theo cấp độ. Tùy thuộc vào thời gian nghỉ phép của bạn, bạn sẽ cần nộp đơn cho bộ phận quản lý phù hợp:

• Xin phép nghỉ dưới 1 ngày: Được sự đồng ý của trưởng, phó hoặc trưởng bộ phận
• Số ngày nghỉ phép từ 1 đến 5 ngày: do trưởng bộ phận trực tiếp phê duyệt
• Đơn xin nghỉ phép từ 5 ngày trở lên: do tổng giám đốc trực tiếp duyệt. Sau khi nhận được đơn xin nghỉ người duyệt cần xem xét khối lượng công việc, thời gian làm việc, nghỉ ngơi của nhân viên và nội quy, quy chế công ty sẽ xem xét.

Bước 3: Chuyển đơn xin nghỉ phép đến phòng nhân sự

Sau khi đơn xin nghỉ phép được duyệt, người lao động cần chuyển đơn này đến Phòng Nhân sự. Nếu bạn không chuyển đơn cho Bộ phận Nhân sự, ngay cả khi bạn ký tên, đơn của bạn vẫn sẽ không được chấp nhận.

Trường hợp tai nạn, tang lễ và các trường hợp bất khả kháng khác thì có thể nghỉ trước, gửi đơn sau. Tuy nhiên, vui lòng báo trước cho quản lý của bạn để họ có thể sắp xếp.

Sau khi bộ phận nhân sự nhận được đơn xin nghỉ của bạn sẽ cập nhật và tính thời gian nghỉ của bạn.

Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ không lương

Cách viết đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp

Để viết đơn xin nghỉ phép, bạn cần tuân theo cấu trúc và nội dung cơ bản sau:

[Người gửi (tên, chức vụ, bộ phận)]

[Địa chỉ công ty]

[Tên người nhận (người quản lý trực tiếp hoặc giám đốc)]

[Chức danh người nhận]

[Địa chỉ công ty]

[Thành phố, ngày tháng năm]

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép

Kính gửi [tên người nhận],

Tôi tên là [tên đầy đủ], chức vụ [chức vụ] tại bộ phận [tên bộ phận] của công ty [tên công ty]. Tôi viết đơn này để xin nghỉ phép từ ngày [ngày bắt đầu] đến ngày [ngày kết thúc], tổng cộng [số ngày nghỉ] ngày.

Lý do tôi xin nghỉ phép là [trình bày lý do nghỉ phép, ví dụ: đi nghỉ mát cùng gia đình, thăm người thân ốm đau, đi du lịch, tham dự lễ kết hôn của người thân, hoặc học tập, đào tạo liên quan đến công việc].

Trong thời gian tôi nghỉ phép, tôi đã bàn giao công việc cho đồng nghiệp [tên đồng nghiệp] để đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Tôi sẽ quay lại làm việc vào ngày [ngày trở lại làm việc] và cam kết hoàn thành tốt công việc được giao.

Rất mong [tên người nhận] xem xét và cho phép tôi được nghỉ phép trong khoảng thời gian trên. Tôi xin chân thành cảm ơn và kính chúc [tên người nhận] sức khỏe, thành công trong công việc.

Trân trọng,

[Chữ ký]

[Tên người gửi]

Nhân viên cần lưu ý gì khi viết đơn xin nghỉ phép?

Mọi người thường nghĩ rằng họ chỉ cần tải xuống một mẫu đơn trên mạng và điền thông tin là xong. Tuy nhiên, để có một lá đơn xin nghỉ phép hợp lý và được cấp trên đồng ý, chúng ta cần lưu ý một số điểm sau:

Thái độ thân thiện và lịch sự

Đây là điều đầu tiên phải có trong một lá đơn. Sếp của bạn chắc chắn sẽ cảm thấy đồng cảm và tin tưởng trước thái độ chân thành của bạn. Không ai là không thích một đồng nghiệp luôn thân thiện, hòa đồng, luôn có trách nhiệm với công việc.

Lý do xin nghỉ hợp lý

Đối với đơn xin nghỉ phép cần có sự xác nhận của cấp trên thì phải đưa ra lý do chính đáng. Ngay cả khi bạn viết đơn xin nghỉ không lương mà không có lý do thuyết phục, cấp trên của bạn cũng sẽ không chấp nhận.

Vì vậy, hãy cho mình một lý do phù hợp nhất với mong muốn của bạn. Chẳng hạn như xin nghỉ ốm, xin visa hay đi công tác… 

Trình bày mẫu đơn rõ ràng

Mọi mẫu đơn từ đơn xin nghỉ phép đến đơn xin việc hay đơn xin nghỉ việc đều cần được trình bày rõ ràng ngay từ đầu. Theo đó đơn xin nghỉ phép chỉn chu cho thấy bạn là người làm việc chuyên nghiệp và có tâm.

Nếu xin nghỉ phép kéo dài ngày thì nên có cách bàn giao công việc hoặc đảm bảo tiến độ công việc không bị đình trệ. Đây cũng là điều mà cấp trên của bạn quan tâm nhất, bởi sự vắng mặt của bạn sẽ ảnh hưởng đến công việc của công ty.

Mong rằng quy trình xin nghỉ phép chúng tôi đã giới thiệu ở trên sẽ giúp bạn biết cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn, được cấp trên phê duyệt. Đừng quên theo dõi Tanca để tìm đọc thêm nhiều thông tin, kiến thức thú vị bạn nhé!