One-on-One Meeting là gì? Cách tổ chức và tận dụng hiệu quả

One-on-One Meeting là gì? Mỗi tổ chức hiện đại đều đặt ra một loạt các chiến lược để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tăng cường mối quan hệ giữa nhân viên. Một trong những phương pháp phổ biến để đạt được điều này là thông qua các cuộc họp One-on-One (1:1) - một cách tiếp cận độc đáo để kết nối và tương tác giữa quản lý và nhân viên. Cùng Tanca xem thêm chi tiết ngay bên dưới.

One-on-One Meeting là gì?

One-on-One Meeting, hay còn được gọi là cuộc họp một kèm một (1:1), là một loại cuộc họp cá nhân giữa một người quản lý và một nhân viên. Mục tiêu chính của cuộc họp này là tạo ra một không gian phù hợp để trao đổi ý kiến, thảo luận vấn đề công việc và xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực.

Nhân viên có thể sử dụng cuộc họp 1:1 để yêu cầu hỗ trợ, đánh giá hiệu suất cá nhân và đề xuất cải tiến công việc, và còn để thảo luận về những khía cạnh khác nhau của công việc, mục tiêu cá nhân. Thông thường, cuộc họp theo hình thức này được tổ chức đều đặn hàng tuần hoặc hàng tháng, để tối ưu hóa mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên. Hình thức này giúp mang lại lợi ích rõ ràng cho việc tăng hiệu suất, góp phần quan trọng vào phát triển nguồn nhân lực.

Tuy nhiên, xu hướng giảm số lượng cuộc họp 1:1 đang diễn ra. Theo số liệu thống kê từ Hypercontext, so với năm 2019, đã có một tỉ lệ giảm đáng kể khi chỉ còn 12% nhân viên tiến hành One-on-One Meeting với quản lý của họ.

Ngoài ra, theo thống kê cũng từ Hypercontext, chỉ có 83% quản lý tiếp tục thực hiện cuộc họp này cho đội ngũ nhân sự của họ vào năm 2022. Việc giảm sút này có thể phản ánh sự thay đổi trong phong cách quản lý và cách tiếp cận quản lý nguồn nhân lực trong môi trường làm việc ngày nay.

Xem thêm:

• Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
• Học thuyết X, Y, Z trong quản trị
• Business Continuity Plan là gì?

Vai trò của cuộc họp 1:1 trong doanh nghiệp

Xây dựng mối quan hệ bền vững

Cuộc họp một kèm một không chỉ đơn thuần là một cơ hội để trao đổi thông tin về công việc, mà còn là một dịp để xây dựng mối quan hệ bền vững, đánh tin giữa quản lý và nhân viên. Thông qua việc gặp gỡ thường xuyên để trao đổi ý kiến, sự tin tưởng và sự hiểu biết chung được cải thiện. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác và tăng cường lòng tin.

Hiểu rõ nhu cầu và khó khăn của nhân viên

Cuộc họp một kèm một cung cấp một nền tảng cho người quản lý để hiểu rõ hơn về nhu cầu và khó khăn của các nhân viên. Bằng cách lắng nghe chân thành và đặt câu hỏi, quản lý có thể có cái nhìn sâu sắc về các thách thức và vấn đề mà nhân viên đang đối mặt, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp. Việc này sẽ giúp nhân viên vượt qua khó khăn và tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân.

Tạo sự hỗ trợ và khuyến khích

Cuộc gặp một kèm một là cơ hội tốt để người quản lý cung cấp sự hỗ trợ và khuyến khích phát triển cho nhân viên. Bằng cách chia sẻ thông tin, phản hồi tích cực, hướng dẫn chi tiết và chia sẻ kiến thức, người quản lý có thể giúp nhân viên nâng cao kỹ năng, vượt qua những thách thức và tiến xa hơn trong sự nghiệp của họ.

Tạo cảm giác được lắng nghe cho nhân viên

Cuộc gặp một kèm một còn hơn cả một cuộc họp thông thường, bởi nó còn là không gian riêng tư để nhân viên cảm thấy tự do và được lắng nghe. Trong lúc này, nhân viên có thể thoải mái chia sẻ ý kiến, những khó khăn mà họ đang gặp phải và những ý tưởng mới. Điều này tạo ra một cảm giác rằng ý kiến và đóng góp của nhân viên được xem là quan trọng và còn được đánh giá cao, chú trọng.

Cách tổ chức One-on-One Meeting hiệu quả

Chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra

Xác định trước mục tiêu cuộc họp là gì?

Trước khi tiến hành cuộc họp 1:1, quản lý cần xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc họp. Điều này giúp tạo nên một hướng đi rõ ràng và mục đích cho cuộc trao đổi, đảm bảo rằng cuộc họp sẽ tập trung vào những vấn đề có ý nghĩa và quan trọng.

Chuẩn bị các câu hỏi hoặc chủ đề trao đổi

Quản lý cần chuẩn bị trước một số câu hỏi hoặc chủ đề để thảo luận trong cuộc họp. Các câu hỏi có thể xoay quanh tiến trình công việc, khó khăn mà nhân viên đang gặp phải, nhu cầu hỗ trợ, cải tiến và mục tiêu cá nhân của nhân viên. Việc chuẩn bị trước câu hỏi giúp bạn đảm bảo cuộc họp diễn ra có cấu trúc và tạo cơ hội cho cuộc thảo luận thêm sâu sắc về những vấn đề quan trọng.

Tạo môi trường thoải mái cho nhân viên

Để nhân viên cảm thấy thoải mái và tự tin khi chia sẻ ý kiến và nhận phản hồi, quản lý cần tạo ra một không gian thoải mái và giảm áp lực cho họ. Việc này có thể bao gồm việc chọn một môi trường yên tĩnh và riêng tư, đảm bảo sự tôn trọng và lắng nghe chân thành, cũng như việc khuyến khích nhân viên chủ động tham gia vào cuộc họp.

Cần làm gì trong lúc đang họp 1:1

Chân thành lắng nghe

Người quản lý cần tạo ra không khí lắng nghe chân thành và tôn trọng đối với ý kiến của nhân viên là một việc quan trọng. Bằng cách đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về ý kiến, thách thức và đóng góp của nhân viên, quản lý sẽ thể hiện sự quan tâm và còn củng cố mối quan hệ tin tưởng giữa hai bên.

Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng

Trong cuộc họp One-on-One, quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng cho nhân viên. Việc đưa ra nhận xét tích cực và gợi ý cách nhân viên có thể phát triển không chỉ thúc đẩy sự tiến triển cá nhân mà còn tạo động lực để nhân viên duy trì sự nỗ lực của họ.

Tạo môi trường thoải mái, cởi mở

Trong quá trình họp One-on-One, người quản lý cần tạo không gian của cuộc trò chuyện sao cho cởi mở, tránh áp đặt để nhân viên có thể tự do bày tỏ ý kiến và quan điểm của mình. Điều này giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và tự tin khi chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng và những thắc mắc mà không sợ bị đánh giá hay phê phán.

Sau One-on-One Meeting

Theo dõi và ghi chú

Quản lý nên tập trung vào việc ghi chép lại những điểm quan trọng và cam kết đã được thảo luận trong suốt cuộc họp. Việc này giúp đảm bảo rằng những cam kết đã thảo luận được theo dõi và tiến hành theo kế hoạch. Ghi chú không chỉ là một công cụ để giữ lại thông tin quan trọng mà còn là một phương tiện hữu ích để nhắc nhở và đánh giá tiến trình của nhân viên sau khi cuộc họp One-on-One diễn ra.

Phản hồi liên tục

Ngay sau cuộc họp One-on-One Meeting, quản lý cũng nên cung cấp phản hồi liên tục cho nhân viên. Điều này giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng về những điểm mạnh và cần cải thiện của họ. Phản hồi định kỳ và xây dựng giúp nhân viên định rõ về hiệu suất công việc và tạo cơ hội để điều chỉnh và phát triển.

Hỗ trợ nhân viên

Sau cuộc họp One-on-One Meeting, quản lý cũng cần xem xét việc cung cấp hỗ trợ liên tục cho nhân viên. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp tài liệu học tập, nguồn lực và tài nguyên cần thiết để nhân viên có thể đạt được mục tiêu của mình. Hỗ trợ nhân viên vượt qua khó khăn và phát triển là một yếu tố quan trọng để duy trì sự tiến bộ và tăng cường hiệu suất làm việc.

Mẹo để tổ chức One-on-One Meeting thành công

Chọn thời gian và không gian phù hợp

Đảm bảo có một không gian riêng tư và tránh bị gián đoạn trong khi diễn ra cuộc họp. Xác định một khoảng thời gian phù hợp, thông thường là từ 30 phút đến 1 giờ, để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả. Lắng nghe chân thành và không phán xét hay đánh giá ngay lập tức.

Tạo điều kiện cho nhân viên thoải mái chia sẻ ý kiến, ý tưởng, và thách thức mà họ đang đối mặt. Sử dụng câu hỏi khám phá để khuyến khích nhân viên nói thêm về quan điểm và cảm xúc của họ.

Xác định chủ đề mục tiêu

Đặt ra mục tiêu cho cuộc họp là một điều cần thiết, chẳng hạn như đánh giá tiến độ công việc, giải quyết vấn đề, phát triển kỹ năng, hoặc đề xuất ý tưởng. Xác định chủ đề cụ thể như tiến trình dự án, phản hồi về hiệu suất, hoặc sự phát triển cá nhân.

Tìm hiểu câu hỏi và các nguyên tắc giao tiếp

Chuẩn bị danh sách câu hỏi để tạo sự dẫn nhập cho cuộc họp. Sử dụng nguyên tắc giao tiếp hiệu quả, bao gồm lắng nghe chân thành, trò chuyện tương tác và tạo môi trường cho nhân viên chia sẻ ý kiến.

Tạo kế hoạch thực hiện và cam kết

Đề xuất các giải pháp và hướng dẫn để giải quyết vấn đề hoặc khó khăn. Xác định bước tiếp cần làm và đặt kế hoạch hành động cụ thể. Đảm bảo sự chấp thuận, đồng ý từ cả quản lý và nhân viên đối với các kế hoạch được đề xuất.

Theo dõi và đánh giá tiến trình

Ghi chép lại những điểm quan trọng và cam kết được thảo luận trong cuộc họp. Theo dõi và đánh giá quá trình đạt được sau cuộc họp 1:1. Cung cấp phản hồi liên tục và hỗ trợ để đảm bảo tiến bộ và đạt được mục tiêu.

Luôn luôn tìm cách cải thiện

Đánh giá mức độ hiệu quả của cuộc họp 1:1 để tìm cách cải thiện và tăng cường tương tác và kết quả. Mở lòng nhận phản hồi từ nhân viên dù tích cực hay tiêu cực và điều chỉnh quy trình cuộc họp theo hướng tốt hơn cho lần sau.

Vai trò của các thành viên trong One-on-One Meeting

Vai trò của nhà quản lý

Tạo ra môi trường có sự hỗ trợ và khuyến khích

Nhiệm vụ của nhà quản lý là tạo ra một môi trường hỗ trợ và khuyến khích, nơi mà nhân viên có thể tự do chia sẻ ý kiến, ý tưởng và khó khăn mà không gặp áp lực. Việc xây dựng một không gian cởi mở và chấp nhận sẽ thúc đẩy sự trung thực và tăng cường tinh thần làm việc của nhân viên.

Lắng nghe và quan tâm đến nhân viên

Nhà quản lý cần thực hiện việc lắng nghe chân thành, đồng cảm và quan tâm đến nhân viên.  Cần phải đòi hỏi sự tập trung và khả năng lắng nghe để hiểu rõ vấn đề, nhu cầu và ý kiến của nhân viên. Việc lắng nghe chân thành giúp nhà quản lý xây dựng sự tin tưởng và tạo kết nối sâu sắc với nhân viên.

Khuyến khích sự phát triển

Nhà quản lý cần phải khuyến khích sự phát triển, chủ động của nhân viên trong cuộc họp One-on-One Meeting. Điều này bao gồm việc thiết lập các mục tiêu cụ thể, hỗ trợ trong việc xác định và phát triển kỹ năng, cùng việc tạo cơ hội để nhân viên thể hiện tiềm năng của mình. Khuyến khích sự phát triển không chỉ giúp nhân viên nhanh chóng đạt được mục tiêu cá nhân mà còn tạo động lực và sự cam kết của họ đối với công việc.

Giám sát tiến độ cải thiện

Trong quá trình One-on-One Meeting, nhà quản lý đảm nhận vai trò giám sát tiến độ công việc của nhân viên. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành như kế hoạch đặt ra và giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quát về hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhà quản lý có thể sử dụng cuộc họp 1:1 để đánh giá quá trình, xem xét các thay đổi cần thiết, phù hợp và đưa ra hướng dẫn cho nhân viên.

Vai trò của nhân viên tham gia cuộc họp

Chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra

Trước cuộc họp, nhân viên cần thực hiện công việc chuẩn bị bằng cách xác định những vấn đề, khó khăn hoặc ý tưởng mới mà họ muốn chia sẻ với quản lý. Việc này không chỉ tăng tính xây dựng mà còn tận dụng tối đa thời gian trong cuộc họp.

Chia sẻ ý kiến và quan điểm

Nhân viên nên tận dụng cuộc họp One-on-One để chia sẻ ý kiến, khó khăn mình đang gặp và ý tưởng mới của mình với quản lý. Đây là cơ hội để nhân viên thể hiện ý kiến, được quản lý lắng nghe và đánh giá. Chia sẻ ý kiến và khó khăn cũng giúp nhân viên nhận được sự hỗ trợ và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.

Lắng nghe phản hồi và thực hành theo hướng dẫn

Nhân viên nên lắng nghe chân thành, chấp nhận phản hồi và hướng dẫn từ quản lý. Điều này đòi hỏi sự mở lòng, sẵn sàng cải thiện và phát triển. Lắng nghe phản hồi từ quản lý giúp nhân viên hiểu rõ hơn về những điểm mạnh, điểm yếu của bạn và tìm cách để tiến xa hơn trong công việc.

Đặt ra mục tiêu cụ thể

Để đảm bảo tận dụng được tối đa thời gian của cuộc họp 1:1, nhân viên nên đặt mục tiêu cụ thể với sự hỗ trợ và hướng dẫn từ quản lý. Việc đặt mục tiêu giúp nhân viên tập trung vào những điều quan trọng và định hướng công việc của bạn. Mục tiêu cụ thể cũng tạo cơ hội đánh giá và theo dõi tiến trình phát triển dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Như thế nào là một cuộc họp 1:1 thành công?

Để đánh giá sự thành công của One-on-One Meeting, có một số đặc điểm quan trọng mà bạn có thể xem xét như:

Môi trường an toàn và tôn trọng

Một cuộc họp 1:1 được coi là thành công khi diễn ra trong một môi trường an toàn và có sự tôn trọng lẫn nhau. Trong không gian cuộc họp, cả quản lý và nhân viên đều sẽ cảm thấy thoải mái, có sự tự do chia sẻ ý kiến, nhận phản hồi và đặt ra các vấn đề một cách tự do.

Tương tác hai chiều

Trong cuộc họp, quản lý và nhân viên đều đóng góp tích cực vào tương tác hai chiều. Quản lý không những đặt câu hỏi, mà còn lắng nghe chân thành ý kiến và quan điểm của nhân viên. Còn nhân viên thì chủ động chia sẻ ý kiển. Sự tương tác hai chiều giúp xây dựng một môi trường tin cậy và khuyến khích nhân viên chia sẻ sâu sắc hơn.

Cam kết và hành động

Cuộc họp 1:1 thành công không chỉ dừng lại ở việc thảo luận và đánh giá, mà còn bao gồm việc đặt ra những cam kết và kế hoạch để đạt được mục tiêu. Cả quản lý và nhân viên cùng tham gia vào việc đề xuất giải pháp, thiết lập bản kế hoạch hành động cụ thể và cam kết thực hiện chúng. Sự cam kết đó đảm bảo rằng cuộc họp không chỉ là một diễn đàn trò chuyện, mà còn là cơ hội để hành động và đạt được kết quả tốt hơn.

Với bài viết bên trên, Tanca hy vọng rằng đã có thể cung cấp những nội dung cần thiết giúp bạn giải đáp được câu hỏi One-on-One meeting là gì? cùng những thông tin liên quan khác. Đừng quên tận dụng những kiến thức này vào chiến lược nhân sự của doanh nghiệp để cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc. Theo dõi Tanca để cập nhật thêm những bài viết hữu ích khác!