Có nên dùng phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp?

Quản lý nhân sự bằng ứng dụng công nghệ dần trở thành xu hướng mới của nhiều doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Tuy nhiên tại một số doanh nghiệp khác, việc triển khai phần mềm quản trị nhân sự vẫn còn đang cân nhắc giữa lợi ích - chi phí, thời điểm thích hợp và những lưu ý khi lựa chọn.

Phần mềm quản trị nhân sự là gì?

Phần mềm quản trị nhân sự là ứng dụng công nghệ thông tin được thiết kế nhằm hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ quản lý nhân sự. 
Các tính năng cơ bản của phần mềm nhân sự, bao gồm:

• Tự động hóa quy trình chấm công
• Quản lý hệ thống lương, tính lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm và thuế TNCN
• Quản lý dữ liệu nhân sự, hồ sơ, thông tin nhân viên
• Hỗ trợ quy trình tuyển dụng
• Hỗ trợ công tác đào tạo
• Dựa theo công nghệ, phần mềm nhân sự có Windows-based, Cloud Based, Web-based.
• Dựa theo hình thức mua bán, phần mềm viết theo yêu cầu, phần mềm đóng gói, phần mềm nước ngoài.

Lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự

Dưới đây là những lý do quan trọng để các doanh nghiệp hiện đại sử dụng phần mềm trong quản lý nhân sự:

- Số hóa giấy tờ: Các quy trình liên quan đến tìm kiếm hoặc lưu trữ thông tin nhân viên, tuyển dụng, chấm công, tính lương… được chuẩn hóa và thực hiện trực tiếp trên phần mềm, giảm đáng kể thủ tục giấy tờ rườm rà, đơn giản hóa nghiệp vụ hành chính.

- Giảm thất thoát, khắc phục lỗi do con người: Phần mềm nhân sự giúp giảm khả năng mắc lỗi do nhân viên nhân sự, hạn chế những sai sót trong quy trình nhập liệu và báo cáo.

- Đánh giá nhân viên hiệu quả: Với phần mềm, người quản lý dễ dàng quản lý hiệu suất làm việc liên tục theo thời gian thực của nhân viên, thuận tiện theo dõi KPI của bất kỳ nhân viên nào. Nhờ vậy, doanh nghiệp đưa ra những chính sách khen thưởng hoặc cải thiện quy trình kịp thời để nâng cao năng suất công việc.

Xem thêm: Tổng hợp các tiêu chí đánh giá nhân viên hiệu quả tốt nhất

Khi nào nên triển khai phần mềm quản trị nhân sự?

- Khi số lượng nhân viên ngày càng tăng, cách quản lý nhân sự truyền thống không mang lại hiệu quả.

- Khi người quản lý muốn cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên.

- Có kế hoạch chuẩn hóa quy trình làm việc, mong muốn tiết kiệm thời gian xử lý các công việc hành chính, giấy tờ.

- Gặp phải vấn đề gian lận hoặc sai sót trong chấm công. Nhân viên gặp nhiều bất công khi chấm công.

- Hạn chế và khắc phục các lỗi phát sinh do con người trong quy trình báo cáo và nhập liệu.

Xem thêm: Bài toán khó về cách quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm nhân sự

Hiện trên thị trường, các sản phẩm phần mềm quản trị nhân sự rất đa dạng. Để chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, nhà quản lý cần cân nhắc một số điều sau:

- Chọn nhà cung cấp uy tín, có đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm và hỗ trợ nhiệt tình.

- Luôn quan tâm tính bảo mật của phần mềm.

- Giao diện thiết kế thân thiện, dễ sử dụng, nhập liệu đơn giản, giúp bộ phận nhân sự không tốn quá nhiều thời gian trong quá trình làm quen công cụ.

- Ưu tiên các phần mềm chạy trên nền tảng điện toán đám mây, không phụ thuộc hệ điều hành, dữ liệu lưu trực tuyến và có thể backup.

- Nên lựa chọn phần mềm cho thuê, theo hướng dịch vụ (Software as a service) giúp tiết kiệm chi phí (giảm 15% đến 20% phí bảo trì và phí hỗ trợ hàng tháng).

- Thời gian triển khai khoảng vài tháng hoặc vài năm (tùy phần mềm). Doanh nghiệp nên lựa chọn ứng dụng có thời gian triển khai càng ngắn càng tốt.

Xem thêm: Phần mềm HRM là gì? TOP 4 điều cần biết

Tanca - Phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tanca là sản phẩm của Công ty Cổ phần Ứng Dụng Di Động Xanh, hoạt động dựa trên mô hình phần mềm cho thuê SAAS với những ưu điểm nổi bật:

- Chấm công trực tuyến trên điện thoại thông qua hệ thống Wifi hoặc định vị vị trí GPS, thông qua Camera. Người quản lý nắm rõ Bảng chấm công, tính công ngay lập tức. Nhân viên có thể chấm công tại bất cứ vị trí nào, bất cứ nơi đâu.

- Xây dựng hệ thống lương chuyên nghiệp, tính lương tự động, đảm bảo chính xác. Nhân viên có thể cập nhật phiếu lương của họ hàng ngày ngay trên điện thoại.

- Phần mềm được lập trình dựa trên nền tảng đám mây (cloud) giúp việc cập nhật, vá lỗi, nâng cấp… diễn ra nhanh chóng.

- Thời gian triển khai nhanh (chỉ trong 15 ngày).

- Các gói sản phẩm đa dạng, giúp khách hàng lựa chọn tính năng và số tài khoản phù hợp với nhu cầu.

Phần mềm quản lý nhân sự Tanca là lựa chọn lý tưởng, đáp ứng các tiêu chí cần thiết của doanh nghiệp

Hy vọng với những chia sẻ trên, quý doanh nghiệp có thêm thông tin hữu ích để quyết định triển khai phần mềm quản trị nhân sự khi cần thiết.