Chi phí đào tạo nhân viên là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đầu tư vào đào tạo cũng đi kèm với những chi phí không nhỏ. Để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp lý, doanh nghiệp cần nắm rõ những quy định quan trọng liên quan đến chi phí đào tạo nhân viên. Bài viết dưới đây của Tanca là những điều bạn cần biết.

Chi phí đào tạo là gì?

Căn cứ theo Quy định tại Khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2021 quy định hợp đồng đào tạo giữa người sử dụng lao động, người lao động và chi phí đào tạo nghề được viết như sau:

“Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động.

[…]

Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.”

Xem thêm:

Quy định về chi phí đào tạo mà doanh nghiệp phải biết

Chi phí đào tạo có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế TNDN theo Nghị định số 12/2015/NĐ-CP, chi phí đào tạo nghề được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh và được khấu trừ để tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, để được khấu trừ thuế TNDN, chi phí đào tạo nhân viên phải đáp ứng các điều kiện sau:

Cần có hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ để xác nhận việc chi trả chi phí đào tạo cho người lao động.
Chi phí đào tạo phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác về thời gian, loại hình, số lượng và giá trị.
Chi phí này phải tuân thủ quy định pháp luật về đào tạo nghề, hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước về đào tạo nghề, cũng như các chế độ lao động, bảo vệ môi trường và các quy định pháp lý khác.
Chi phí đào tạo không được ghi nhận hai lần trong sổ kế toán.
Chi phí này chỉ được chi trả cho các đơn vị đào tạo có thẩm quyền hoặc các tổ chức, cá nhân có đăng ký kinh doanh đào tạo nghề theo quy định pháp luật.”

Chi phí đào tạo có được khấu trừ thuế GTGT không?

Theo Quy định tại khoản 2 điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, để ĐƯỢC KHẤU TRỪ thuế GTGT đầu vào, chi phí đào tạo nhân viên cần đáp ứng các điều kiện được quy định trong Luật thuế GTGT:

Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay thế cho bên nước ngoài.
Hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá từ 20 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 20 triệu đồng và mua hàng hóa, dịch vụ từng lần theo hóa đơn dưới 20 triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.
Trường hợp mua nhiều lần cùng ngày và có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN không?

Theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC, chi phí triển khai quy trình đào tạo nhân viên không tính vào thu nhập chịu thuế cá nhân của người lao động.

Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài lương và tiền công do người sử dụng lao động cung cấp cho người nộp thuế dưới mọi hình thức đều được xem xét.
Khi chi trả tiền đào tạo nâng cao kỹ năng hoặc trình độ cho người lao động, nếu khoản chi này phù hợp với công việc chuyên môn của họ hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động, thì khoản chi đó không được tính vào thu nhập của người lao động.
Tuy nhiên, chi phí này có thể được khấu trừ thuế TNDN hoặc thuế GTGT tùy thuộc vào các điều kiện quy định trong các văn bản hướng dẫn thuế liên quan.

Một số câu hỏi liên quan

Hạch toán chi phí đào tạo nhân viên như thế nào?

Hạch toán chi phí đào tạo cho nhân viên phục vụ hoạt động quản lý:

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Chi phí đào tạo nhân viên.
Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải trả người bán): Số tiền chi trả cho dịch vụ đào tạo.

Hạch toán chi phí đào tạo cho nhân viên trực tiếp sản xuất:

Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): Chi phí đào tạo công nhân, nhân viên sản xuất.
Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải trả người bán): Số tiền chi trả cho dịch vụ đào tạo.

Hạch toán chi phí đào tạo cho nhân viên phục vụ hoạt động bán hàng:

Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Chi phí đào tạo nhân viên bán hàng.
Có TK 111, 112, 331 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải trả người bán): Số tiền chi trả cho dịch vụ đào tạo.

Bồi thường chi phí đào tạo

Mức bồi thường chi phí đào tạo nhân sự được xác định bằng công thức sau:

S = F/T1 x (T1 – T2)

Trong đó:

S: chi phí bồi thường
F: tổng chi phí do cơ quan, đơn vị cử cán bộ, công chức, viên chức đi học chi trả theo thực tế cho 01 người lao động để tham gia các khóa đào tạo
T1: Thời gian yêu cầu phải làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức sau khi hoàn thành các khóa học, được tính bằng số tháng làm tròn
T2: thời gian đã phục vụ sau đào tạo được tính bằng số tháng làm tròn.

Kết luận

Chi phí đào tạo nhân viên là một khoản đầu tư quan trọng mà doanh nghiệp cần quản lý hiệu quả để đạt được mục tiêu phát triển bền vững. Bằng cách tuân thủ các quy định pháp lý, lập kế hoạch chi tiết và tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất làm việc, giữ chân nhân viên và tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường. Đừng quên theo dõi Tanca mỗi ngày để được cập nhật thêm nhiều thông tin thú vị khác.

Chi Phí Đào Tạo Nhân Viên - Những Quy Định Mà Doanh Nghiệp Nhất Định Phải Biết