6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Hầu hết chúng ta thường tự thuyết phục bản thân mình rằng cuộc sống quá khó khăn, bạn phải chấp nhận việc đi làm 8 giờ mỗi ngày và 60 giờ 1 tuần thậm chí kể cả ngày nghỉ.

Bạn phải thức đến 2,3 giờ sáng chỉ để viết báo cáo. Bạn không có đủ thời gian để dành cho gia đình chỉ vì công việc quá tải. 

Nhưng bạn có thật sự tìm hiểu nguyên nhân là do đâu? Do công việc quá nhiều hay do bạn chưa biết cách quản lý công việc hiệu quả? Mỗi chúng ta đều có 24h một ngày như nhau, nhưng tại sao có người lại có thể vừa hoàn thành công việc đúng hạn, vừa có thời gian cho những việc khác? Còn có người lúc nào cũng có công việc chất đống?

Để trả lời câu hỏi này, bạn cần phải biết được một kỹ năng vô cùng quan trọng tạo nên sự khác biệt - Đó là kỹ năng quản lý công việc. 

Quản lý công việc là một hoạt động nhằm sắp xếp cụ thể những công việc xảy ra trong hiện tại và tương lai. Về cơ bản, đó là việc bạn tạo ra công việc, sắp xếp nó, bắt đầu theo dõi nó, xử lý cho đến khi hoàn thành một cách có kế hoạch và khoa học nhất để tăng năng suất, tăng hiệu quả và đơn giản hóa các bước.

Kỹ năng này giúp cho cá nhân không chỉ làm chủ được thời gian mà còn làm chủ được bản thân trước những sự việc xảy ra mỗi ngày.

Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay 

Kỹ năng quản lý công việc hợp lý mang lại lợi ích gì?

1. Hiểu rõ công việc hơn

Việc quản lý, sắp xếp công việc bạn sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin một cách chính xác hơn. Biết mình phải làm gì tiếp theo theo thứ tự và thời gian cụ thể, rõ ràng. Giúp bạn tránh được những lo lắng không đáng có và dự đoán được những sự cố để xử lý và đối mặt dễ dàng hơn.

2. Làm việc hiệu quả hơn

Kỹ năng này sẽ giúp loại bỏ những việc làm bạn lãng phí thời gian bằng cách tập trung vào những việc quan trọng trước. 

Nếu bạn vẫn đang loay hoay và tốn sức để tập trung và ưu tiên vào các vấn đề không đáng, hiệu quả công việc không cao và nó là một thứ vô tình níu giữ chân bạn không thể tiến về phía trước và luôn trong trạng thái bận rộn.

3. Tiết kiệm chi phí

Nhờ có quản lý công việc, bạn có thể chia toàn bộ ngân sách của mình theo từng nhiệm vụ, từng loại công việc hợp lý hơn mà không bị thiếu trước hụt sau. Đảm bảo tiến độ công việc. 

6 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ 

1. Kỹ năng lên kế hoạch cụ thể cho tất cả công việc

Mỗi ngày, hãy dành ra một ít thời gian để lên kế hoạch công việc cho ngày mai và tuần tới. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng công việc mà đảm bảo được mức độ hoàn thành tốt nhất.

Song song với đó, bạn hãy đặt mục tiêu cho từng công việc. Mục tiêu chính là tấm bản đồ để hướng dẫn bạn đi đến đích một cách hiệu quả. Mục tiêu cũng giống như động lực thúc đẩy con người làm việc hăng say hơn, hiệu quả hơn. 

Tiếp theo đó, bạn nên phân loại công việc. Công việc nào quan trọng sẽ được đặt lên đầu, tiếp tục là những công việc có tầm quan trọng thấp hơn. Không có điều gì tệ hơn việc bạn dành quá nhiều thời gian trong ngày để giải quyết những việc kém quan trọng rồi chẳng đặt được hiệu quả gì cả.

Những công việc nào đã hoàn thành thì hãy đánh dấu lại và đánh giá mức độ hoàn thành của công việc dựa trên mục tiêu đã đặt ra trước đó. Điều này sẽ giúp bạn biết được mình đã làm tốt hay chưa. Và cần trau dồi thêm điểm nào để với công việc tương tự lần sau sẽ làm tốt hơn. 

2. Kỹ năng giới hạn thời gian cho công việc

Bạn có biết về Quy luật Parkinson chưa ?

Quy luật Parkinson (Parkinson's law) là nhận xét hài hước của giáo sư Parkinson là công việc sẽ dài ra theo thời gian hiện có để thực hiện nó. Ví dụ: Nếu giảng viên giao cho bạn 24 giờ để hoàn thành một dự án, áp lực thời gian sẽ buộc bạn phải tập trung và bạn sẽ không còn lựa chọn nào ngoài việc thực thi những điều cần thiết nhất. Nếu ông ấy cho bạn một tuần, bạn sẽ dành ra sáu ngày để quan trọng hóa mọi việc lên.

Cùng giống như vậy trong công việc, do chúng ta có tám tiếng để làm việc, chúng ta sẽ làm việc đủ tám tiếng. Nếu chúng ta có 15 tiếng làm việc, chúng ta cũng sẽ làm việc đủ 15 tiếng. Nếu chúng ta có việc gấp và đột ngột phải rời công sở trong hai giờ nữa, chúng ta cũng sẽ hoàn thành tất cả công việc được giao trong hai tiếng đồng hồ đó.

Lúc này, bạn cần nhìn vào một thực tế rằng, công việc thật ra không tốn quá nhiều thời gian để hoàn thành và bạn có đủ thời gian để làm xong nhưng bạn đã không làm.

Cho nên kỹ năng giới hạn thời gian cho công việc thực sự quan trọng!

Hãy đặt deadline cho công việc một cách hợp lý. Một giới hạn thời gian cụ thể cho mỗi công việc sẽ tạo động lực, thúc đẩy bạn không lề mề, không trì hoãn công việc của bản thân.

3. Kỹ năng nhắc nhở công việc hiệu quả

Với một khối lượng công việc quá lớn, nhiều khi bạn không thể quản lý hết được những công việc mà mình cần làm. Đừng giao hết nhiệm vụ cho trí nhớ mà hãy để cho thiết bị nhắc nhở giúp bạn làm điều đó. Công việc sẽ được hoàn thành hiệu quả hơn, đầy đủ hơn khi bạn biết cách sử dụng những công cụ hỗ trợ hợp lý.

Bên cạnh đó, nếu bạn làm việc theo nhóm thì việc sử dụng công cụ để nhắc việc lại sàng quan trọng. Các phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn lên kế hoạch cụ thể và nhắc nhở các thành viên khi deadline đến gần. 

Xem thêm: Tính năng Quản lý công việc của Tanca

4. Kỹ năng phân chia công việc khi làm việc nhóm

Vấn đề làm việc nhóm và phân việc như thế nào cho hợp lý luôn là nỗi lo lớn nhất. Người trưởng nhóm thường là phải làm điều này ít nhất 2 tuần 1 lần.

Để việc phân công dễ dàng hơn, bạn cần ghi cụ thể những công việc cần thiết ra bảng phân công và phân việc phù hợp với năng lực từng người. Tránh đừng ôm quá nhiều việc vào người. Điều này vừa khiến bạn mệt mỏi vừa không đảm bảo được tính công bằng.

Mặt khác, bạn cũng nên lắng nghe các thành viên khác trong team của mình trong khi làm việc nhóm. Bởi rất có thể ý tưởng từ họ sẽ mang đến cho bạn thêm kinh nghiệm và kiến thức mới. Một bảng phân công việc nhóm không hẳn phải nhận được tất cả sự đồng thuận của cả nhóm. Nhưng ít ra, nó phải đảm bảo là bảng phân công được nhiều người chấp nhận nhất.

5. Kỹ năng đánh giá công việc theo từng giai đoạn

Việc tổng kết công việc theo từng giai đoạn thời gian nhất định (tuần, tháng, quý, năm) rất quan trọng. Điều này giúp cho chúng ta rút ra cho mình những kinh nghiệm quý giá sau mỗi giai đoạn của công việc, góp phần giúp củng cố chất lượng công việc và giúp bạn đưa ra những đánh giá chính xác nhất cho cả bản thân và nhóm.

6. Hãy nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý

Một nghiên cứu của công ty tư vấn McKinsey vào năm 2012 cho thấy trung bình một nhân viên sử dụng hơn 60% thời gian để sử dụng những công cụ giao tiếp trực tuyến hoặc lướt internet. Trong khi đó, chỉ có 30% được dùng cho việc đọc và trả lời emails. Tuy vậy, những nhân viên này nói rằng họ có cảm giác hoàn thành nhiều công việc. Điều này có thể được giải thích rằng những nhiệm vụ nhỏ lẻ thường làm chúng ta cảm thấy bận rộn và dễ hoàn thành hơn.

Bận rộn là chiêu bài đắc dụng nhất nhằm trốn tránh những công việc tối quan trọng nhưng không lấy gì làm dễ chịu.

Có hai chân lý trong kỹ năng quản lý công việc mà bạn cần ghi nhớ, đó là:

- Làm tốt một việc không quan trọng sẽ không làm cho việc đó quan trọng hơn.

- Một công việc đòi hỏi nhiều thời gian sẽ không làm cho nhiệm vụ đó quan trọng hơn.

Hãy xác định ra một vài nhiệm vụ tối quan trọng, đem lại 80% kết quả và lên lịch cho những nhiệm vụ đó trong thời gian thật ngắn và rõ ràng. Khi bạn xóa bỏ được thói quen cố hữu và không hiệu quả khi làm việc thì khả năng tập trung cho từng công việc quan trọng sẽ tăng lên và bạn sẽ dư nhiều thời gian hơn. 

Quản lý công việc tốt chắc chắn không phải là việc bạn cho phép bản thân mình vào công việc, mà bạn nên tận dụng những kỹ năng phía trên và dành cho mình một vài khoảng thời gian nghỉ ngơi, thư giãn thích hợp.

Hãy lập kế hoạch nghỉ ngơi dựa trên thời gian công việc và tình trạng sức khỏe. Nên chọn những hoạt động giải trí lành mạnh và từ chối những lời mời không hữu ích.

Bên cạnh đó, trong thời gian nghỉ ngơi, bạn nên tránh nhận thêm công việc. Một trong những cách từ chối công việc khéo léo nhất chính trả lời nhanh chóng dứt khoát nhưng vẫn đảm bảo được sự tôn trọng và muốn giữ liên lạc với đối tác đó.